قد تكون الاتفاقيات، تحت ستار المعارض التجارية، واحدة من أقدم أشكال الرأسمالية. منذ أن بدأ الناس في التجارة مع بعضهم البعض، كانت هناك حاجة للتجمع معًا وتبادل الأفكار وإيجاد طرق جديدة لتقديم المنتجات أو الخدمات أو الأفكار. في عالم اليوم، تعتبر الاتفاقيات عملاً تجاريًا كبيرًا. منذ أيام الكتاب المقدس، أدرك الناس أن بيع منتج ما يعني أكثر من مجرد الحصول على منتج جيد، بل يجب أيضًا تقديمه بشكل جيد وبطريقة يسهل الوصول إليها. من الأخطاء الجسيمة في بعض المؤتمرات والمعارض التجارية ازدحام القاعة أو جعلها صاخبة جدًا لدرجة أن الناس يتوقفون عن التفكير. لا يحضر المندوبون جزء المعرض التجاري من المؤتمر فحسب، والذي يُسمى الآن قاعة المعرض، ولكنهم غالبًا ما يستخدمون أموال المؤتمر الخاصة بهم كوسيلة لتحويل رحلة العمل إلى شبه إجازة. في الواقع، ليس من غير المألوف الآن أن يجمع مندوبو المحفل أفراد عائلاتهم مع فكرة الخلط بين العمل والمتعة.
من وجهة نظر اتفاقيات صناعة السفر والسياحة توفر تعزيزات اقتصادية كبيرة للمجتمع المضيف. يحتاج العاملون في المحافل أو الذين يحضرونها إلى عدد كبير من الخدمات، من الفنادق إلى عمال الكهرباء، ومن المطاعم الجيدة إلى وسائل النقل. بالإضافة إلى ذلك، قد يحتاج العارضون إلى خدمات الشحن، والمنسقين الداخليين، وموظفي الخدمة لإعداد المعروضات وتفكيكها. وفي عالم اليوم، تحتاج المؤتمرات أيضًا إلى قدر كبير من الأمان ليس فقط لمنع أي سرقة ولكن أيضًا لحماية كل من المشاركين في المؤتمر والحاضرين فيه.
من أجل تأمين المؤتمرات وتحقيق أقصى استفادة من أعمال المؤتمرات الخاصة بك، تقدم لك Tourism & More الأفكار والاقتراحات التالية:
– حدد ما إذا كانت مدينتك/منطقتك مناسبة لعقد مؤتمر.
ما الذي يجعل منطقتك مميزة؟ ما هي أنواع الاتفاقيات التي قد تعمل بشكل جيد لمجتمعك؟ ما هي أنواع الاتفاقيات التي قد لا تتطابق مع علم الاجتماع في مجتمعك؟
– اعرف من هو منافسيك وما يقدمونه.
إذا كنت تروج أن موقعك يقع في موقع مركزي، فحدد ما يقدمه هذا الموقع المميز وكيف يختلف عن المواقع الأخرى. والحقيقة هي أن جميع المجتمعات تقع في موقع مركزي فيما يتعلق بمكان آخر. ما الذي يجعل موقعك مميزًا؟ ما مدى جودة شرايين النقل الخاصة بك وما مدى تعاون سلطات إنفاذ القانون المحلية في مساعدة المسافرين المحتاجين؟ تذكر أن كل مدينة تقريبًا تدعي أنها تقدم ضيافة قديمة الطراز وأن شعبها مميز. يفسر معظم مخططي الاجتماعات هذه العبارات على أنها تعني أن مجتمعك ليس لديه أي شيء مميز ليقدمه.
- لا تسعى إلى اتفاقيات أكبر (أو أصغر) مما تستطيع مدينتك التعامل معه.
في كثير من الأحيان، لا تفكر المجتمعات في الأمور اللوجستية الخاصة بالاتفاقية. إذا كنت ستسعى إلى جذب مؤتمر، فتأكد من معرفة أنواع الفنادق التي تقدمها، ومدى قرب المطاعم من مركز المؤتمرات والخدمات التي يقدمها مركز المؤتمرات. على سبيل المثال، هل مركز المؤتمرات الخاص بك مجهز بمركز اتصالات، وهل يوفر خطوط هاتف أرضي بالإضافة إلى الوصول إلى الهاتف الخليوي، أم يجب على المندوبين وغيرهم الاعتماد كليًا على الهواتف المحمولة؟ ما مدى جودة خدمة سيارات الأجرة وUbers لمركز المؤتمرات؟
– لا تعد أبدًا باتفاقية محتملة بما لا يمكنك تحقيقه.
ذكّر أولئك الذين يسعون إلى أعمال المؤتمرات لمجتمعك للتأكد من أن ما يعدون به حقيقي وقابل للتنفيذ. يعرف مخططو الاجتماعات جيدًا كيفية فصل العروض الصادقة عن العروض المحتالة. ضع دائمًا أفضل ما لديك للأمام وارسم البسمة على وجهك. والحقيقة هي أنك قد لا تعرف أبدًا ما الذي سيكسبك (أو يخسره) عمل المؤتمر. تعامل مع كل شخص كما لو كان هذا هو التقليد الذي سيصنع مجتمعك أو يحطمه.
– إذا كان مركز المؤتمرات الخاص بك قريبًا من حي أقل أمانًا، فضع خطة أمان مع قسم الشرطة المحلية.
قد يستغرق الأمر ما لا يقل عن حادثة واحدة تحظى بتغطية إعلامية جيدة لتدمير سمعة مدينة المؤتمرات. اعمل بعناية مع قسم الشرطة المحلي لديك حتى يتم توفير الأمن في الوقت المناسب وبطريقة مهذبة. وبطريقة مماثلة، افعل كل ما هو ممكن لتعزيز المناظر الطبيعية والجمال البيئي في المنطقة المجاورة لمركز المؤتمرات. تذكر أن الوصول إلى المطار والمنطقة المحيطة بمركز المؤتمرات الخاص بك هو ما يترك أكبر انطباع لدى زوار موقعك.
– تطوير كادر من الشركات والخدمات المحلية والمواطنين الذين هم على استعداد لتحويل مجتمعك إلى مجتمع المؤتمرات.
تذكر أن المؤتمرات تكسبك المال عندما يغادر المندوبون مركز المؤتمرات ويرعون المطاعم والشركات الأخرى في المجتمع. إذا كان مجتمعك يعاني من خدمة عملاء سيئة أو ببساطة ليس صديقًا للسياحة، فسوف يتحدث المشاركون في المؤتمر بشكل سيئ عنك بدلاً من المؤتمر نفسه. كلما استمتع المندوبون بمجتمعك، زاد احتمال عودتهم كزائرين للترفيه أو التوصية به لعائلاتهم وأصدقائهم، وكذلك لمنظمي الاجتماعات.
– تشجيع أعضاء مجتمع الأعمال المحلي على تقديم هدايا مجانية لمشاركين في المؤتمر.
تعتبر العروض المجانية مصدرًا جيدًا للإعلان، خاصة في ظل اقتصاد مليء بالتحديات، وتسمح لأصحاب الأعمال المحليين بالتفاعل مع العملاء الجدد والمحتملين. غالبًا ما يقدم المقيمون خارج الأبراج نوعًا من التعليقات التي لا يقدمها السكان المحليون أبدًا. شجع العارضين في المؤتمرات على استخدام ألوان وتصميمات بسيطة وملفتة للنظر لجذب الأشخاص إلى أكشاكهم، وإذا كان العرض يتطلب مناقشات شخصية، فتأكد من أن الأكشاك بها عدد كافٍ من الموظفين في جميع الأوقات. تعد القواعد الأساسية لخدمة العملاء أكثر أهمية عندما يستضيف مجتمعك مؤتمرًا. وبالتالي اجعل مركز المؤتمرات الخاص بك فعالاً من حيث التكلفة. على سبيل المثال، سيتذكر مخططو الاجتماعات حقيقة أنك قدمت تجهيزات مجانية للطاولة وسيكون المشاركون في المؤتمر سعداء إذا قمت بتوفير وصول مجاني للكمبيوتر.
– توفير الأنشطة والمطاعم وقوائم الجذب قبل وأثناء وبعد المؤتمر.
الاتفاقيات هي فرصة مجتمعك للتباهي. تذكر أن كل شخص في المعرض التجاري قد يكون زائرًا ويشكل مصدرًا محتملاً للإيرادات المستقبلية.
المؤلف ، الدكتور بيتر إي. تارلو ، هو الرئيس والشريك المؤسس لـ World Tourism Network ويقود سياحة أكثر أمانًا برنامج.
