قال دون ويلش، الرئيس والمدير التنفيذي لشركة ديستنيشنز إنترناشونال: "لم يعد التخطيط للسلامة خيارًا، بل أصبح جزءًا أساسيًا من استضافة فعاليات مسؤولة ومرنة". وأضاف: "يعكس هذا التقرير التزام قطاعنا بتوفير تجارب لا تقتصر على التفاعل فحسب، بل ترتكز أيضًا على استراتيجية استباقية لإدارة المخاطر".
يستند الكتاب الأبيض إلى ردود أكثر من 60 متخصصًا في مجال الفعاليات تم استطلاع آرائهم خلال معرض IMEX America في أكتوبر 2024. ويستكشف الكتاب كيف يتعامل قادة الصناعة مع تحديات مثل تهديدات الأمن المادي ومخاطر الأمن السيبراني والكوارث الطبيعية وسلامة الغذاء والاضطرابات السياسية - مع تقديم أمثلة واقعية وحلول قابلة للتنفيذ.
ويكشف التقرير أن:
- 36% فقط من المخططين لديهم حاليًا فريق لإدارة المخاطر.
- 52% يقومون بتطوير خطة لإدارة الأزمات لكل حدث.
- 58% من الميزانيات تتضمن تكاليف الطوارئ - معظمها يتراوح بين 1-10%.
يتضمن الكتاب الأبيض دراسات حالة من متخصصين نجحوا في التكيف مع الأزمات، بدءًا من الأعاصير وحرائق الغابات، وصولًا إلى كسور أنابيب المياه الرئيسية، وإصابات الضيوف، والاحتجاجات السياسية. تُقدم هذه الأمثلة المباشرة دليلًا عمليًا للزملاء الذين يسعون إلى تعزيز المرونة في عمليات تنظيم الفعاليات.
تتضمن التوصيات الواردة في الكتاب الأبيض ما يلي:
- تضمين تقييم المخاطر في عملية طلب تقديم العروض واختيار الموقع.
- بما في ذلك أصحاب المصلحة المحليين - مجالس الزوار والمؤتمرات، والسلامة العامة، وفرق مكان انعقاد المؤتمر - منذ البداية.
- ممارسة خطط الأزمات وإحاطة الخبراء من أجل التحسين المستمر.
- تدريب الموظفين على الأدوات التكنولوجية المتقدمة والممارسات التي تركز على الإنسان مثل الوعي السلوكي وتهدئة التوتر.
كما يتم تشجيع مخططي الاجتماعات على الترويج داخليًا باستخدام البيانات وقصص النجاح والرسائل التي تقدمها المنظمات الوجهة.
"في ظل المشهد الديناميكي للأحداث اليوم، أصبح فهم المخاطر والتخفيف منها أكثر أهمية من أي وقت مضى."
وأضاف جيه تي لونج، نائب الرئيس ومدير المحتوى في شركة سمارت ميتينجز: "يهدف تعاوننا مع ديستينيشنز إنترناشيونال إلى تزويد محترفي تنظيم الفعاليات بالمعرفة والأدوات التي يحتاجونها للتغلب على هذه التحديات بفعالية".
الورقة البيضاء متاحة online.
الوجهات الدولية
الوجهات الدولية الرابطة هي أكبر وأعرق مصدر عالمي لمنظمات الوجهات السياحية، ومكاتب المؤتمرات والزوار، وهيئات السياحة. تضم الرابطة أكثر من 8,000 عضو وشريك من أكثر من 750 وجهة، وتمثل مجتمعًا قويًا ذا رؤية مستقبلية وتعاونية حول العالم. لمزيد من المعلومات، تفضل بزيارة وجهات دولية.
الاجتماعات الذكية
سمارت ميتينجز هي الشركة الإعلامية الرائدة في قطاع الاجتماعات، وهي مصدر إلهام لمحترفي تنظيم الاجتماعات. تُعد مجلتنا الحائزة على جوائز، وموقعنا الإلكتروني، وقنوات التواصل الاجتماعي، وفعالياتنا المباشرة، موارد أساسية لمنظمي الاجتماعات لاكتشاف أحدث التوجهات في عالم تنظيم الاجتماعات، والتواصل مع شركاء الموردين، واكتساب التطور المهني. نحن نمكّن محترفي تنظيم الفعاليات من ابتكار تجارب رائعة تجمع الناس معًا، وتُحقق نتائج أعمال قيّمة. لمزيد من المعلومات، يُرجى زيارة smartmeetings.com.
