علامات تحذيرية يجب الانتباه إليها قبل توظيف مساعدك الافتراضي التالي

يمكن أن يوفر توظيف مساعد افتراضي الوقت والمال لشركتك. تستخدم العديد من الشركات الآن المساعدين الافتراضيين لإنجاز مهامها اليومية. لكن السوق يعاني من مشاكل، إذ تتزايد عمليات الاحتيال، ويختبئ الموظفون غير الأكفاء وراء ملفات تعريف جذابة. إذا لم تكن حذرًا، فقد تخسر المال وتضيع الوقت. ستساعدك هذه المقالة على رصد العلامات التحذيرية قبل التوظيف.

عندما يكون السعر رخيصاً جداً

قد تجذبك الأسعار المنخفضة، فالجميع يرغب بتوفير المال. لكن إذا كان المساعد الافتراضي يتقاضى 3 دولارات في الساعة، فاسأل عن السبب. تتراوح الأسعار المعتادة بين 8 و15 دولارًا للأعمال الأساسية، بينما يتقاضى الخبراء 25 دولارًا أو أكثر. الأسعار الرخيصة جدًا قد تكون مؤشرًا على وجود مشكلة.

قد يفتقر الشخص إلى المهارات اللازمة. وقد يختفي بعد استلام أموالك. تستخدم بعض الوكالات أسعارًا منخفضة للإيقاع بك، ثم تضيف رسومًا خفية لاحقًا. بينما يقدم البعض الآخر عملًا رديئًا، مما يجعلك تقضي وقتًا أطول في إصلاح الأخطاء.

المساعد الافتراضي الجيد يُدرك قيمته، ويتقاضى أسعارًا عادلة، ويشرح لك ما ستحصل عليه مقابل أموالك. إذا وعدك أحدهم بالكثير مقابل مبلغ زهيد، فابتعد عنه. من الأفضل أن تدفع أكثر قليلًا مقابل عمل عالي الجودة.

انتبه لكيفية حديثهم معك

التواصل أساسي في العمل عن بُعد. انتبه لأسلوب كتابتهم منذ أول بريد إلكتروني. هل يردون بسرعة؟ هل يجيبون على أسئلتك بوضوح؟ إذا استغرقوا ثلاثة أيام للإجابة على سؤال بسيط، فهذا مؤشر سلبي.

الأخطاء النحوية علامة أخرى. كلنا نخطئ، لكن إذا كانت كل جملة خاطئة، فستواجه مشاكل. ستضيع وقتك في شرح أبسط الأمور، وستحدث سوء فهم بشكل يومي.

هل يتجنبون مكالمات الفيديو؟ هذا تحذير هام. المساعدون الافتراضيون الحقيقيون يظهرون وجوههم، فهم يسعون لبناء الثقة. إذا كان أحدهم يفضل التواصل عبر الرسائل النصية فقط، فقد يخفي شيئًا ما، أو قد يكون مزيفًا، أو قد لا يمتلك المهارات التي يدّعيها.

انتبه أيضاً إلى ما إذا كانوا يطرحون أسئلة. المساعدون الافتراضيون الجيدون يسألون عن طبيعة عملك، فهم يريدون معرفة أهدافك. إذا وافق المرشح على كل شيء دون طرح أي أسئلة، فكن حذراً، فقد لا يفكر بنفسه، وقد ينفذ الأوامر فقط دون فهم.

تحقق من سجل عملهم

كثير من المساعدين الافتراضيين يكذبون في سيرهم الذاتية، وهذه حقيقة مؤسفة. يجب عليك التحقق من كل شيء. اطلب أسماء العملاء السابقين، وتواصل معهم، واطرح أسئلة بسيطة: هل أنجز المساعد الافتراضي العمل في الوقت المحدد؟ هل كانت الجودة جيدة؟ هل سيستعينون به مرة أخرى؟

إذا رفض مساعد افتراضي تقديم مراجع، فابتعد عنه فورًا. الموظفون الأمناء لديهم عملاء راضون، ويريدون منك التحقق من ذلك، فليس لديهم ما يخفونه. أما المحتالون فيختلقون الأعذار، فيقولون: "عملاؤي يريدون الخصوصية" أو "لقد وقّعتُ اتفاقية عدم إفصاح". وهذا غالبًا ما يكون كذبًا.

انظر إلى سجلهم الوظيفي. هل يغيرون وظائفهم كل شهرين؟ هذا يدل على عدم قدرتهم على الاستمرار في العمل. ربما يُفصلون من العمل، أو ربما يستقيلون عندما تصبح الأمور صعبة. أنت بحاجة إلى شخص مستقر. الشخص الذي يبقى لمدة عام على الأقل يُظهر جدارة بالثقة.

تحقق من الشركات التي عملوا بها. هل هذه الشركات حقيقية؟ استخدم جوجل. ابحث في لينكدإن. بعض الأشخاص يختلقون أسماء شركات. وآخرون يذكرون أصدقاءهم كمدراء وهميين. خذ وقتك للتحقق.

اسأل أيضًا عن الأدوات. هل يعرفون Slack أو Trello أو Asana؟ هل سبق لهم استخدام Zoom؟ إذا قالوا "يمكنني التعلم بسرعة" ولكن ليس لديهم خبرة، فهذا يُضيّع وقتك. أنت تُصبح مُعلّمهم، وتدفع لهم ليتعلموا الأدوات الأساسية.

أساليب الضغط وعلامات الاحتيال

يستخدم المحتالون الحيل لحثّك على التسرّع. يقولون: "وقّع اليوم وإلا سيرتفع السعر". ويضغطون عليك لدفع عربون فورًا. أما المساعدون الافتراضيون الحقيقيون، فيمنحونك وقتًا للتفكير. ويرسلون لك عقودًا للمراجعة. ويجيبون على أسئلتك بصبر.

توخَّ الحذر عند اختيار طرق الدفع. لا تدفع أبدًا عن طريق التحويل البنكي إلى حساب شخصي. استخدم منصات آمنة مثل باي بال أو أب وورك، فهي تحميك في حال حدوث أي مشكلة. إذا طلب منك مساعد افتراضي دفعًا نقديًا أو عملات رقمية، فاعلم أنه محتال.

احذر من مخططات التسويق الهرمي. بعض "وكالات المساعدين الافتراضيين" ما هي إلا عمليات احتيال تسويقية متعددة المستويات. يطلبون منك دفع رسوم للانضمام، ثم يُطلب منك تجنيد آخرين. يعدونك بتحقيق أرباح طائلة. الوظائف الحقيقية لا تطلب منك أبدًا دفع المال مقابل العمل. أبدًا.

توجد أيضاً عمليات احتيال باسم عملاء وهميين. قد يتواصل معك شخص يدّعي أنه "عميل" ويعرض عليك وظيفة وهمية. ثم يرسل لك شيكاً مقابل "معدات" مزيفة. ويطلب منك تحويل أموال إلى "مورد". فتخسر أموالك. لذا، احرص دائماً على التحقق من هوية عملائك.

مؤشرات سلوكية تحذيرية أثناء المقابلة

المقابلة تكشف كل شيء. هل تأخر المرشح؟ ولو لخمس دقائق؟ هذا يدل على عدم احترامه لوقتك. فإذا تأخر عن المقابلة، سيتأخر عن العمل.

هل يغيرون جدول عملهم باستمرار؟ يقولون أولاً إنهم يعملون من التاسعة صباحاً حتى الخامسة مساءً، ثم يقولون إن لديهم عملاً آخر بعد الظهر. هذا يدل على عدم تنظيمهم. أنت بحاجة إلى ساعات عمل ثابتة.

انتبه للأشخاص الذين يرفضون تسجيل ساعات عملهم. تُظهر لك أدوات مثل Time Doctor أو Hubstaff ما يقومون به. قد يقول بعض المساعدين الافتراضيين: "لا أحب أن تتم مراقبتي". لكن هذه الأدوات تُفيد الطرفين، فهي تُثبت إنجاز العمل. إذا رفض أحدهم، فقد يُطالبك بدفع أجر ساعات لم يعملها.

انتبه إذا بالغوا في وعودهم. أخبرت إحدى المساعدات الافتراضيات عميلًا: "أستطيع تصميم الجرافيك، والبرمجة، والكتابة، وتحرير الفيديو". لم تكن بارعة في أيٍّ من هذه الأعمال، بل ارتكبت أخطاءً في جميع المجالات. من الأفضل توظيف شخص يقول: "أنا متخصص في المهام الإدارية" ويؤديها على أكمل وجه.

كيف تحمي نفسك

قم بواجبك المنزلي قبل أي شيء. توظيف مساعد افتراضيخصص ساعة للبحث. اطلع على حساباتهم على مواقع التواصل الاجتماعي. اقرأ منشوراتهم على فيسبوك. تفقد حسابهم على تويتر. لاحظ كيف يتحدثون عبر الإنترنت. هل تتطابق شخصياتهم مع ما يقولونه لك؟

ابدأ بمشروع تجريبي صغير. ادفع مقابل خمس ساعات عمل. أعطهم مهامًا بسيطة. راقب أدائهم. هل يلتزمون بالمواعيد النهائية؟ هل جودة العمل جيدة؟ هذا الاختبار يجنبك أخطاءً جسيمة لاحقًا.

استخدم منصات موثوقة. لدى Upwork وFreelancer وFiverr أنظمة تقييم. كما أنها تحتفظ بالأموال في حساب ضمان. إذا لم تكن راضيًا، يمكنك استرداد أموالك. هذه المنصات أغلى قليلًا، لكنها توفر حماية أفضل.

ثق بحدسك. إذا شعرتَ أن هناك خطأً ما، فربما يكون كذلك. لستَ مُلزماً بتقديم أسباب. فقط قل: "لقد اخترتُ مرشحاً آخر". راحة بالك أهم من المجاملة.

اطرح أسئلة كثيرة. المساعدون الافتراضيون الجيدون يرحبون بالأسئلة، فهم يريدونك أن تشعر بالراحة. اسأل عن سرعة الإنترنت لديهم، وعن مصدر الطاقة الاحتياطي، وعن كيفية تعاملهم مع المهام العاجلة. إجاباتهم تعكس خبرتهم.

احرص دائمًا على توقيع عقد. يجب أن يتضمن العقد تفاصيل المهام، وساعات العمل، والأجر، وشروط إنهاء الخدمة. كما يجب أن يتضمن بندًا خاصًا بالسرية لحماية بيانات عملك. لا تعمل أبدًا بدون اتفاقية مكتوبة.

تحذير خاص للمساعدين الافتراضيين في الخارج

تلجأ العديد من الشركات إلى توظيف مساعدين افتراضيين من دول أخرى، مما قد يوفر المال، ولكنه ينطوي على مخاطر أكبر. فالمحتالون يتخفون وراء بُعد المسافة، لعلمهم باستحالة زيارتك لهم.

تحقق من هويتهم. اطلب بطاقة هوية حكومية وفاتورة خدمات حديثة. هذا يثبت هويتهم الحقيقية. قم بإجراء مكالمة فيديو. اطلب منهم إظهار وجوههم وهوياتهم معًا. هذه الخطوة البسيطة تمنع العديد من عمليات الاحتيال.

توخّ الحذر الشديد عند الدفع. استخدم فقط المنصات التي توفر لك الحماية. ويسترن يونيون وموني جرام غير آمنتين، فبمجرد إرسال الأموال، تختفي. هذه الطرق شائعة بين المحتالين.

افهم فروق التوقيت. قد يعمل مساعدك الافتراضي في آسيا أثناء نومك. هذا مناسب لبعض المهام، لكنك تحتاج إلى ساعات عمل مشتركة للاجتماعات. اتفق على هذا الأمر قبل التوظيف.

عمليات احتيال تستهدف المتقدمين للحصول على وظائف إدارة شؤون المحاربين القدامى

عمليات الاحتيال متبادلة. بعض أصحاب العمل الوهميين يخدعون المساعدين الافتراضيين. ينشرون وظائف وهمية، ويطلبون معلومات شخصية، ثم يستخدمونها لسرقة الهوية. بصفتك صاحب عمل، يجب أن تبدو شرعيًا أيضًا.

أنشئ موقعًا إلكترونيًا رسميًا. استخدم بريدًا إلكترونيًا خاصًا بالشركة، وليس بريد جيميل. كن مستعدًا لإبراز شهادة تسجيل شركتك. سيقوم المساعدون الافتراضيون الجيدون بالتحقق من بياناتك أيضًا. إنهم يبحثون عن عملاء موثوقين. إذا بدوتَ غير محترف، فلن يتقدم إليك الموظفون الجيدون.

لا تطلب أبدًا من المساعدين الافتراضيين دفع تكاليف "التدريب" أو "البرامج". يوفر أصحاب العمل الحقيقيون ما يحتاجه الموظفون. يُعد طلب الدفع غير قانوني في كثير من الأماكن، كما أنه يُثير الشكوك لدى المتقدمين للوظائف.

تطلق جزر البهاما تجارب افتراضية بين الناس

ما يفعله المحترفون الحقيقيون

يختلف أسلوب عمل المساعدين الافتراضيين المحترفين. فهم يرسلون لك عرضًا واضحًا يتضمن مهاراتهم وأسعارهم، ويرفقون نماذج من أعمالهم، ويقدمون مراجع دون طلب.

يتواصلون بوضوح. يردّون خلال 24 ساعة. يستخدمون قواعد اللغة السليمة. يطرحون أسئلة ذكية حول عملك. إنهم يرغبون في مساعدتك على النجاح.

إنهم يستخدمون العقود، ولديهم تأمين، وينتمون إلى جمعيات المحاربين القدامى. هذه التفاصيل تدل على جديتهم، فهم يتعاملون مع عملهم كعمل تجاري حقيقي، وليس كهواية جانبية.

قائمة التحقق النهائية قبل التوظيف

إليك قائمة مختصرة. استخدمها قبل توقيع أي عقد:

• [ ] هل أجريت مقابلة فيديو مع المرشح؟
• [ ] هل قمت بالتحقق من ثلاثة مراجع؟
• [ ] هل قمت بالتحقق من الشركات السابقة على لينكدإن؟
• [ ] هل السعر ضمن النطاق الطبيعي (ليس رخيصاً جداً)؟
• [ ] هل طرحوا أسئلة حول عملك؟
• [ ] هل وافقوا على تتبع الوقت؟
• [ ] هل يوجد عقد واضح؟
• [ ] هل تستخدم طريقة دفع آمنة؟
• [ ] هل بدأت بمشروع تجريبي صغير؟
• [ ] هل تشعر بالراحة معهم؟

إذا أجبت بـ"لا" على أي سؤال، فتوقف. ابحث عن مرشح آخر. من الأفضل قضاء المزيد من الوقت في البحث بدلاً من التعامل مع المشاكل لاحقاً.

يُعدّ توظيف مساعد افتراضي خطوةً هامة، إذ يُمكن أن يُساهم في نموّ أعمالك. لكن عليك توخي الحذر، فسوق المساعدين الافتراضيين يضمّ العديد من الكفاءات، كما يضمّ أيضاً محتالين وعاملين غير أكفاء. من خلال الانتباه لهذه المؤشرات التحذيرية، تحمي نفسك، وتوفّر المال والوقت، وتجد الشخص المناسب الذي سيُساعد أعمالك لسنوات طويلة.

ثق بحدسك. ابحث جيدًا. لا تتسرع أبدًا. المساعد الافتراضي المناسب يستحق الانتظار. سيصبح جزءًا من فريقك. سيساعدك على النجاح. خذ وقتك للعثور عليه. عملك يستحق ذلك.