كيف تتواصل بشكل فعال مع العملاء خلال الإجازة؟

لقد خطرت ببالي هذه النقطة بعد محادثة مع صديقة حول تجربتها مع محاسبها. وبعد تلقيها خطابًا بشأن القلق من إدارة الإيرادات والجمارك البريطانية كان مليئًا بالأخطاء وطالبت بدفع مبالغ كانت قد سددتها بالفعل، طلبت مساعدة محاسبها للحصول على بعض الطمأنينة التي كانت في أمس الحاجة إليها. على الرغم من وجود ترتيب دائم بقيمة 125 جنيهًا إسترلينيًا بالإضافة إلى ضريبة القيمة المضافة شهريًا مع شركة المحاسبة، إلا أن طلبها للمساعدة، الذي أرسلته في منتصف يوليو، قوبل برد آلي يشير إلى أن الفريق كان في إجازة مدرسية وسيرد في غضون أيام قليلة. وفي الوقت نفسه، وصلت فاتورتها العادية دون فشل. ومرت ستة أيام عمل قبل أن تحصل على تحديث موجز، "نحن ندرس هذا الأمر"، ثم صمتت. وبعد أسبوعين، وبدون أي معلومات أخرى، تواصلت مرة أخرى لتلقي رسالة آلية أخرى تفيد بأنه سيتم إعادة فتح المكتب في 30 أغسطس - وهو انتظار إجمالي لمدة ستة أسابيع دون حل. ونتيجة لذلك، صديقي الآن في السوق لمحاسب جديد.

نصائح التواصل للأعمال أثناء الإجازة

1 تحذير مقدما

إذا كنت قد خططت لعطلتك في وقت مبكر أو قررت المغادرة مؤخرًا، فمن الضروري إبلاغ فريقك في أقرب وقت ممكن. الانتظار حتى اللحظة الأخيرة للإعلان عن إجازة لمدة أسبوعين يمكن أن يضع ضغطًا وعبئًا غير ضروري على زملائك، الذين سيحتاجون إلى إدارة مهامك في غيابك. يعد توفير وقت كافٍ للتحضير أمرًا ضروريًا لجميع المعنيين، وليس أقله أولئك الذين يقومون بعمل إضافي لضمان استمرارية العمل.

يُنصح بإخطار زملائك قبل شهر على الأقل من مغادرتك، خاصة إذا كنت تلعب دورًا مهمًا في مؤسستك. لتجنب أي إشراف، قم بتعيين تذكيرات لتحديث فريقك في الأسابيع والأيام التي تسبق إجازتك، مما يساعد على ضمان الانتقال السلس ومنع أي مفاجآت غير متوقعة.

2 تفويض الوظائف والمهام

تأكد من تغطية كل التفاصيل بدقة. قم بإجراء استعدادات شاملة لأي سيناريو أو التزام أو مشكلة محتملة قد تنشأ. خذ زمام المبادرة لاختيار الزملاء، وتوجيههم للقيام بأدوار معينة، واستثمار الوقت في تدريبهم الشامل فيما يتعلق بالمهام التي تكلفهم بها. إذا كان شخص ما يتدخل في تفاعلات عميلك، فقم بتزويده بجميع المعلومات الضرورية حول المتطلبات والتوقعات الفريدة لكل عميل. إذا قام شخص آخر بإدارة مشروع تقوده مؤقتًا، فقدم له قائمة مرجعية شاملة بالأهداف المتميزة.

قم بصياغة دليل شامل يوضح بالتفصيل مواقع الملفات الأساسية وجهات الاتصال لمختلف المشاريع وإجراءات التعامل مع حالات الطوارئ. الهدف هو تجنب سيل من الاستفسارات العاجلة التي تعطل هدوءك أثناء وقت الإجازة. إن اعتماد نهج حذر يضمن أن تكون مسؤولياتك في أيدٍ موثوقة، مما يتيح لك راحة البال.

3 قم بإعداد قنوات الاتصال مسبقًا

إذا لم تتمكن من التوقف عن التواصل مع العملاء أثناء الإجازة، فتأكد من أنه يمكنك تلقي الرسائل والمستندات اللازمة في أي مكان. الآن هناك حتى أ فاكس من الآيفون: تطبيق الفاكس، والتي يمكن أن تحل محل جهاز الفاكس. يمكن معالجة هذا الفاكس عبر الإنترنت واستلامه وإرساله بحرية من الهاتف الذكي. إذا كان لديك تطبيق فاكس وجهاز iPhone، فلديك كل ما تحتاجه للتعامل مع المستندات. كما هو الحال في هذا المثال، يجب أن تفكر في خطة اتصالات مع أنواع أخرى من الاتصالات مع العملاء.

4 بناء العودة إلى خطة العمل

إن العودة إلى المكتب بعد فترة من الراحة قد تكون في كثير من الأحيان أمرًا شاقًا. من المحتمل أن يتم الترحيب بك من خلال سيل من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة ورسائل البريد الصوتي والمذكرات والتحديثات والتحديات والاستفسارات العاجلة.

للعودة إلى سير عملك بشكل أكثر سلاسة، من الحكمة وضع استراتيجية لما ينتظرك بعد الاستراحة. فكر في إعداد جلسة استخلاص المعلومات مع عدد قليل من أعضاء الفريق للتعرف على الأحداث المهمة أثناء غيابك. قم بإعطاء الأولوية لتنظيم البريد الوارد الخاص بك للتركيز على رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية أولاً. يعد الحفاظ على التواصل الشفاف والمفتوح مع فريقك أمرًا بالغ الأهمية، مما يسمح لك بفهم شامل للتطورات والتقدم المحرز في المشاريع أو المسؤوليات التي كنت بعيدًا عنها.

5 قم بإعداد البريد الصوتي خارج المكتب

تأكد من تغطية كل قاعدة والاستعداد جيدًا لجميع السيناريوهات أو المهام أو الأزمات التي يمكن تصورها. تفاعل مع الزملاء، وقم بتفويض واجبات محددة لهم، وقم بتوفير تدريب شامل على المهام التي تعهد إليهم بها. إذا كان شخص ما سيمثلك في اجتماعات العملاء، فامنحه ملخصًا تفصيليًا عن متطلبات العملاء وتفضيلاتهم الفريدة. إذا تولى زميل آخر مسؤولية مشروع معين في غيابك، قم بتزويده بقائمة شاملة للمهام التي توضح بالتفصيل كل مهمة تحتاج إلى إكمال.

قم بصياغة دليل شامل يوضح بالتفصيل أماكن وجود الملفات المهمة، ونقاط الاتصال لمختلف المشاريع، وإجراءات التعامل مع حالات الطوارئ. الهدف هو تجنب سيل من رسائل البريد الإلكتروني العاجلة التي تقاطع استرخائك على الشاطئ. من الحكمة توخي الحذر، والتأكد من أن مشاريعك في أيدٍ ماهرة قبل المغادرة.

وفي الختام

يعد إبلاغ العملاء مسبقًا بعدم تواجدك ممارسة حكيمة. عندما أكون بعيدًا في إجازة، على سبيل المثال، يدرك عملائي المنتظمون بالفعل أنهم لن يتمكنوا من جدولة أي جلسات تدريب خلال تلك الفترة. لقد قمت بإعداد استجابة تلقائية عبر البريد الإلكتروني للإقرار بالرسائل المستلمة، مع تحديد التواريخ التي سأكون فيها خارج المكتب. ولمن لديه استفسارات عاجلة الرد يتضمن رقم للتواصل. سيتم إرسال الرسائل المرسلة إلى هذا الرقم لي، وألتزم بالرد خلال 24 ساعة.